Wielu pracowników oddelegowywanych jest na delegację. Trzeba pamiętać, że podczas podróży służbowej pracownik ponosi koszty związane z wyżywieniem, czy też noclegiem, a także przejazdami. Jak można się domyślić, za ich pokrycie odpowiedzialny jest pracodawca. Tutaj więc pojawia się pytanie, jak rozliczyć delegację krajową, a jak zagraniczną?
Delegacja krajowa i zagraniczna – co warto wiedzieć?
Delegacja jest to podróż służbowa, którą odbywa pracownik na polecenie pracodawcy i jest związana z obowiązkami pracowniczymi. Warto wiedzieć, że dokładne określenie zasad, jakie musi spełnić podróż, by uznana była za delegację znajduje się w kodeksie pracy, a dokładnie w art. 775 § 1. Jak można się domyślić o delegacji krajowej mówimy wtedy, gdy odbywa się w kraju, a o delegacji zagranicznej, gdy odbywa się poza krajem, przy czym w jednym i w drugim przypadku podróż musi służyć do zadań służbowych, zaś zadania muszą być realizowane poza siedzibą firmy, czy też stałym miejscem pracy. Należy jeszcze pamiętać, że pracownicy zatrudnieni w państwowych czy samorządowych jednostkach sfery budżetowej mają z góry ustaloną wysokość należności za delegację, natomiast w przypadku pracowników sektora prywatnego wysokość należności umieszczona jest w regulaminie bądź też umowie o pracę.
Kiedy przysługuje dieta?
Rozliczenie delegacji nie jest łatwe, gdyż trzeba zdawać sobie sprawę, że istnieje wiele przesłanek, które dotyczą tego, ile wynosi dieta podczas delegacji krajowej. Tutaj polecamy Wam biuro rachunkowe OPTIMAX. Wykwalifikowani pracownicy mogą Was przeszkolić w zakresie tego, jak rozliczać diety i co wpływa na ich wysokość. Oczywiście możecie skorzystać też z pełnej księgowości. Wspominaliśmy już o diecie, czas więc dowiedzieć się, czym właściwie ona jest. Otóż dieta jest to kwota jaka przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Jeżeli podczas delegacji krajowej pracownik ma zapewnione bezpłatne, całodzienne wyżywienie, to niewątpliwie nie może na nią liczyć. Jeżeli natomiast wyżywienie jest częściowe, to wtedy dieta może zostać pomniejszona o 25% przy zapewnieniu śniadania czy kolacji, natomiast o 50% przy zapewnieniu obiadu. Dieta krajowa wynosi 30 zł na dobę. Jeżeli cała podróż trwa dłużej niż dobę, to pracownik otrzymuje 100% diety. W przypadku podróży trwającej od 8 do 12 godzin, pracownikowi przysługuje 50% stawki, a jeżeli podróż trwa krócej niż 8 godzin, to dieta nie przysługuje w ogóle.
Jak rozliczyć delegację krajową?
Pracownik jest zobligowany do rozliczenia delegacji krajowej w terminie maksymalnie 14 dni od jej zakończenia. Przed wyjazdem można wnioskować o zaliczkę na poczet podróży służbowej. Oczywiście pracownik musi gromadzić wszelkiego rodzaju dokumenty, które będą potwierdzać wydatki. Oczywiście może się zdarzyć, że pracownik zgubi fakturę. Co w takiej sytuacji? Otóż w tym przypadku musi złożyć oświadczenie potwierdzające, na co wydał pieniądze i dlaczego zgubił fakturę. Trzeba też wiedzieć, że jeżeli pracownik podróżuje własnym środkiem transportu, to otrzymuje zwrot za poniesione koszty paliwa. Jego kwota uzależniona jest od skokowej pojemności silnika.
Jak rozliczyć delegację zagraniczną?
Jeżeli pracownik zostaje wysłany w delegację zagraniczną, także otrzyma zwrot poniesionych wydatków. Oczywiście musi wypełnić druk delegacji, gdzie konieczne jest podanie celu podróży, miejsca docelowego podróży, określonego czasu podróży, a także środków lokomocji. Trzeba pamiętać, że w delegację zagraniczną nie mogą być delegowane kobiety w ciąży czy pracownicy wychowujący dzieci do lat 4, chyba że wyrażą na to zgodę. Niewątpliwie kwota diety zagranicznej nie musi być jednolita. Wszystko zależy od tego, czy pracodawca określił stawkę w regulaminie czy umowie o pracę. W innym przypadku trzeba stosować się do stawek diet, jakie obowiązują w innych krajach. W Niemczech ta kwota wynosi 42 euro, a np. we Francji 45 euro. Warto pamiętać jeszcze o tym, że pracownik może ponieść część zwrotu za dodatkowy bagaż czy też koszty leczenia. Niewątpliwie rozliczenie kosztów delegacji zagranicznej może nastręczać wielu problemów i tutaj niezbędna będzie pomoc biura rachunkowego rozliczającego finanse firmy.
