Jak złożyć wniosek o urlop macierzyński?

Wniosek o urlop macierzyński składa się do pracodawcy, a nie do ZUS. Jest to wniosek o udzielenie ustawowego uprawnienia, dlatego pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu. Osobno składa się dokumenty dotyczące wypłaty zasiłku macierzyńskiego – najczęściej do ZUS albo płatnika zasiłku.

Do kogo złożyć wniosek o urlop macierzyński?

Wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego przekazuje się pracodawcy w formie papierowej albo elektronicznej. Urlop rozpoczyna się w dniu porodu, jeżeli pracownica nie korzystała z jego części przed porodem. Przed przewidywaną datą porodu można wykorzystać nie więcej niż 6 tygodni urlopu.

Wymiar urlopu zależy od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie i wynosi od 20 do 37 tygodni. Pracodawca nie rozpatruje takiego dokumentu jako prośby o zgodę, lecz realizuje uprawnienie pracownicze wynikające z przepisów Kodeksu pracy.

Trzeba rozdzielić dwie procedury. Wniosek o urlop składa się pracodawcy, natomiast dokumenty dotyczące zasiłku macierzyńskiego przekazuje się do ZUS albo pracodawcy, jeżeli jest on płatnikiem zasiłków. Formularz ZUS nie zastępuje wniosku o udzielenie urlopu.

Jak przygotować i złożyć wniosek krok po kroku?

Procedura może wyglądać następująco:

1. Ustal, czego dotyczy dokument – wniosku o urlop dla pracodawcy czy wniosku o zasiłek macierzyński dla ZUS.
2. Pobierz aktualny formularz – dokumenty dotyczące zasiłku znajdziesz na oficjalnym portalu eZUS. Wniosek pracowniczy o udzielenie urlopu przygotowuje się zgodnie z wymaganiami pracodawcy i przepisami dotyczącymi uprawnień rodzicielskich.
3. Zapisz plik PDF na komputerze przed rozpoczęciem edycji. Nie otwieraj go wyłącznie w karcie przeglądarki.
4. Wypełnij dokument w programie Adobe Reader albo Adobe Acrobat. Wpisz dane pracownicy, dane dziecka oraz okres, którego dotyczy wniosek.
5. Zapisz uzupełniony formularz i sprawdź, czy wszystkie pola zostały prawidłowo wypełnione.
6. Przekaż wniosek pracodawcy papierowo lub elektronicznie, w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Dokumenty dotyczące zasiłku złóż do właściwego płatnika albo prześlij przez eZUS, zgodnie z przeznaczeniem danego formularza.

Do wniosku kierowanego do pracodawcy należy wpisać przede wszystkim:

• imię i nazwisko pracownicy oraz dane pracodawcy
• datę urodzenia dziecka
• informację o liczbie dzieci urodzonych przy jednym porodzie
• okres, na który ma zostać udzielony urlop
• datę rozpoczęcia urlopu oraz podpis albo elektroniczne potwierdzenie złożenia dokumentu

Zakres załączników może zależeć od sytuacji rodzinnej i rodzaju świadczenia. Przy standardowym wniosku dotyczącym dziecka urodzonego przez pracownicę dokumentacja jest prostsza niż przy urlopie związanym z przyjęciem dziecka na wychowanie, hospitalizacją albo przejęciem części uprawnień przez ojca dziecka.

Jakiego formularza ZUS potrzebujesz?

Poniższe formularze dotyczą przede wszystkim zasiłku macierzyńskiego i dokumentacji przekazywanej do ZUS. Nie są tym samym co wniosek o udzielenie urlopu składany pracodawcy.

W szczególnych przypadkach mogą być potrzebne także inne formularze, między innymi ZAS-33 dotyczący porzucenia dziecka przez matkę lub jej śmierci. Aktualne wersje dokumentów należy pobierać z eZUS, ponieważ symbole, zakresy i daty aktualizacji formularzy mogą się zmieniać.

Jakie są terminy i wymogi formalne?

Termin zależy od rodzaju wniosku. Zwykły wniosek o urlop macierzyński powinien zostać przekazany pracodawcy tak, aby mógł on udzielić urlopu od dnia wynikającego z przepisów i przedstawionych danych. Przy szczególnych uprawnieniach obowiązują konkretne terminy:

• pracownica rezygnująca z części urlopu macierzyńskiego składa wniosek nie później niż 7 dni przed planowanym powrotem do pracy
• pracownik przejmujący część urlopu składa wniosek co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z tej części urlopu
• wniosek o wypłatę zasiłku w wysokości 81,5% podstawy wymiaru składa się nie później niż 21 dni po porodzie
• wniosek dotyczący uzupełniającego urlopu macierzyńskiego składa się co najmniej 21 dni przed zakończeniem podstawowego urlopu macierzyńskiego

Za okres urlopu macierzyńskiego zasiłek macierzyński wynosi co do zasady 100% podstawy wymiaru. Wniosek złożony w terminie 21 dni po porodzie może dotyczyć wypłaty zasiłku w wysokości 81,5% podstawy za okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Od dnia złożenia wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego pracownik korzysta z ochrony stosunku pracy przewidzianej w Kodeksie pracy. Ochrona ta nie oznacza jednak, że w każdej sytuacji rozwiązanie umowy jest niemożliwe, ponieważ przepisy przewidują szczególne wyjątki.

Na co uważać przy wypełnianiu dokumentów?

Nie wypełniaj formularzy PDF bezpośrednio w przeglądarce internetowej. Programy takie jak Chrome, Edge czy Safari mogą nie zapewniać prawidłowej walidacji pól i zapisu danych. Formularz pobrany z eZUS należy najpierw zapisać na komputerze, a następnie otworzyć w programie Adobe Reader lub Adobe Acrobat. Po uzupełnieniu pliku trzeba go ponownie zapisać i sprawdzić przed wysłaniem albo wydrukowaniem.

Najczęstszy błąd polega na przesłaniu do pracodawcy formularza ZAM zamiast wniosku o udzielenie urlopu. ZAM służy do ubiegania się o zasiłek macierzyński. Wniosek o sam urlop kieruje się do pracodawcy, a dokumenty zasiłkowe prowadzą odrębną ścieżką w ZUS.

Podstawę prawną stanowią przede wszystkim przepisy Kodeksu pracy, ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz rozporządzenia dotyczącego wniosków związanych z rodzicielstwem.

Artykuł ma charakter informacyjny i przedstawia ogólne zasady składania dokumentów dotyczących urlopu macierzyńskiego oraz zasiłku macierzyńskiego. W szczególnej sytuacji faktycznej zastosowanie mogą mieć dodatkowe przepisy i dokumenty.