Co zawiera świadectwo pracy? Wszystkie niezbędne informacje

Świadectwo pracy to dokument potwierdzający faktyczny przebieg zatrudnienia, a nie opinia o pracowniku. Powinno zawierać informacje wymagane przez Kodeks pracy oraz rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy, między innymi okres zatrudnienia, wymiar etatu, rodzaj pracy, sposób zakończenia umowy i wykorzystane urlopy.

Czym jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy jest oświadczeniem wiedzy pracodawcy. Oznacza to, że potwierdza fakty wynikające z dokumentacji pracowniczej, a nie przedstawia ocen ani komentarzy dotyczących pracownika. Dokument wydaje pracodawca po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy.

Zakres świadectwa pracy wynika przede wszystkim z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy. Pracodawca powinien wydać dokument co do zasady w dniu ustania zatrudnienia. Jeżeli z obiektywnych przyczyn nie jest to możliwe, powinien doręczyć go w ciągu 7 dni.

Wydania świadectwa nie można uzależniać od zwrotu laptopa, telefonu, samochodu służbowego, podpisania karty obiegowej ani rozliczenia należności. Ewentualne roszczenia pracodawca może dochodzić oddzielnie.

Co musi zawierać świadectwo pracy?

Dokument powinien przedstawiać informacje potrzebne do ustalenia stażu pracy, uprawnień urlopowych oraz praw z ubezpieczenia społecznego. W zależności od przebiegu zatrudnienia świadectwo zawiera w szczególności:

• Dane pracodawcy i pracownika – pozwalające jednoznacznie zidentyfikować strony stosunku pracy.
• Okres lub okresy zatrudnienia – z dokładnymi datami rozpoczęcia i zakończenia pracy.
• Wymiar czasu pracy – na przykład pełny etat, połowa etatu albo kolejne wymiary obowiązujące w różnych okresach.
• Rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska i pełnione funkcje – z uwzględnieniem zmian stanowiska w czasie zatrudnienia.
• Tryb i podstawa prawna rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy – na przykład porozumienie stron, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia.
• Informacje o urlopie wypoczynkowym – w szczególności o urlopie przysługującym i wykorzystanym w roku ustania zatrudnienia.
• Informacje o urlopach i zwolnieniach związanych z rodzicielstwem lub opieką – jeżeli pracownik korzystał z takich uprawnień.
• Okresy nieskładkowe, niezdolność do pracy oraz inne dane ubezpieczeniowe – w zakresie wymaganym przez przepisy.
• Pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – jeżeli miała miejsce i ma znaczenie dla uprawnień pracownika.
• Informację o zajęciu wynagrodzenia – gdy wynagrodzenie było objęte postępowaniem egzekucyjnym.
• Liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej – w zakresie wymaganym dla roku, w którym ustało zatrudnienie.

Nie każda pozycja musi wystąpić w każdym dokumencie. Wpisuje się tylko informacje, które dotyczą konkretnego zatrudnienia i są wymagane przez przepisy.

Dane obowiązkowe a informacje na wniosek pracownika

Trzeba odróżnić dane, które pracodawca wpisuje z własnej inicjatywy, od informacji zamieszczanych wyłącznie na wyraźny wniosek pracownika:

Informacja o wynagrodzeniu może być przydatna, gdy pracownik potrzebuje formalnego potwierdzenia zarobków. Nie jest jednak stałym elementem świadectwa. Podobnie kwalifikacje, kursy lub szkolenia wpisuje się tylko wtedy, gdy pracownik o to wystąpi.

Czego pracodawca nie może wpisać do świadectwa pracy?

Świadectwo pracy nie jest referencjami. Nie służy do przekazywania przyszłemu pracodawcy opinii o jakości pracy ani informacji o powodach konfliktu. W dokumencie nie powinny znaleźć się:

• oceny wydajności, zaangażowania lub jakości pracy pracownika,
• opinie, że pracownik był nierzetelny, konfliktowy albo niesumienny,
• opisy sporów z przełożonymi lub współpracownikami,
• szczegółowe informacje o życiu prywatnym, prywatny telefon lub adres e-mail,
• osiągnięcia, wyniki sprzedażowe i komentarze dotyczące kariery zawodowej,
• szczegółowe uzasadnienie wypowiedzenia wykraczające poza wymagane dane,
• informacje o wynagrodzeniu, jeżeli pracownik nie zażądał ich wpisania.

Jeżeli dokument zawiera niedopuszczalną treść albo błędne dane, pracownik może złożyć wniosek o jego sprostowanie. Obecnie ma na to 14 dni od otrzymania świadectwa. W razie odmowy pracodawcy można wystąpić do sądu pracy w ustawowym terminie.

Co sprawdzić po otrzymaniu świadectwa pracy?

Najlepiej porównać dokument z umowami, aneksami, wypowiedzeniem lub porozumieniem stron oraz dokumentacją urlopową. W pierwszej kolejności sprawdź:

• datę rozpoczęcia i zakończenia każdego okresu zatrudnienia,
• wymiar etatu w poszczególnych okresach,
• nazwy zajmowanych stanowisk i pełnionych funkcji,
• tryb oraz podstawę prawną zakończenia stosunku pracy,
• stronę, która złożyła wypowiedzenie, jeśli ma to zastosowanie,
• liczbę wykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego,
• informacje o urlopach rodzicielskich, wychowawczych, opiekuńczych i bezpłatnych,
• okresy nieskładkowe, pracę w szczególnych warunkach i okazjonalną pracę zdalną.

Najważniejsza zasada: świadectwo pracy ma odzwierciedlać fakty wynikające z dokumentacji, dlatego nie powinno zawierać subiektywnych ocen ani treści charakterystycznych dla referencji.

Jeśli znajdziesz błąd, opisz we wniosku, który zapis jest nieprawidłowy, jaka powinna być jego poprawna treść i jakie dokumenty to potwierdzają. Pracodawca ma 7 dni na rozpatrzenie wniosku.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.